Esta entrada está dirigida a programadores o desarrolladores, especialmente a Coordinadores de TDE de centros educativos.
La mayoría de los centros educativos ha optado por Google Suite en cuanto a su enseñanza virtual, y su espacio de coworking virtual de centro, y aunque esta herramienta tiene sus carencias, creo que la balanza se inclina más hacia sus virtudes, pues es un entorno muy completo y potente, respaldada por el gigante mundial.
En este artículo os quiero hablar de las GAS (Google Apps Script). Para ello, vamos a implementar un parte digital mediante un formulario de Google, de forma que no solo recoja los datos típicos de un parte y los ponga en una hoja de calculo para un procesamiento posterior (búsqueda, estadística, etc.), sino que vamos a darle un valor añadido y, en el mismo momento en que se le dé al botón "enviar" del formulario, mande un correo electrónico con el parte a todas las personas implicadas (profesor que pone el parte, alumno amonestado, tutor del grupo, jefe de estudio, etc.).
Comentar también que quizás encontréis una solución para obtener una solución parecida sin programar, usando los Complementos que podemos instalar para nuestros documentos de Google, pero si tenéis conocimientos de programación, ¡por qué no usarlos!, para obtener una solución todo lo particular que queramos.
Empezamos. Partimos de un formulario de Google donde habréis hecho vuestro parte digital, como cualquier otro formulario. Hay que tener en cuenta que para que el sistema envíe el parte al alumno, tendremos que poner un campo de entrada con este fin (uno de texto corto que validaremos como dirección de correo y pondremos como obligatorio). Otra opción sería que la propia script formara la dirección de correo a partir de los datos del alumno (suele ser así como se crean las direcciones del alumnado), pero esto puede dar fallos, ya que en algunos casos las normas para la creación de cuentas no se han seguido por distintas circunstancias, así que creo que es una mejor opción el dejar un campo en el formulario para que sea el propio profesor el que introduzca la dirección del alumno amonestado.
A partir de este formulario,
creamos la hoja de calculo de Google, ya sabéis, accediendo a las respuestas y dándole al botoncito de la hoja de calculo.
No olvidéis configurar el formulario como queráis, pero que recoja las direcciones de correo de quien los envía.
Accedemos a la Hoja de cálculo y seguimos la secuencia: Herramientas-Editor de secuencias de comandos
Una vez en el editor de código JavaScript crearemos la rutina que queremos que se ejecute cada vez que se responda al formulario. Para ello habrá que programar la función FormSubmitReply, que es la función que se ejecuta cuando se pulsa el botón enviar del formulario. Esta función recibe como parámetro (en la imagen: e) una cadena con todas las columnas de la fila que se acaba de añadir a la hoja de cálculo. Hay que tener en cuenta que el primer valor (columna A) está en la posición 0 de la cadena, que siempre será la marca temporal que crea, de forma automática, el propio sistema. Así tendremos que e.values[0] es la columna A, e.values[1] es la columna B, etc. Aquí os dejo un posible código para que haga lo que queremos, es decir, mandar un correo con el parte a cada implicado.
Habrá que poner los correos de los distintos tutores de los grupo (o hacer una hoja de cálculo con esos datos, y acceder a ella mediante el propio script). Recuerda, también, ponerle un nombre descriptivo a la script (arriba a la izquierda). Yo le he puesto "Tramitar parte".
Una vez que tengamos la script, habrá que crear un activador (trigger o disparador) que llame a esa función. Para ello accedemos al reloj que encontramos en la barra de herramientas.
Y en la ventana de activadores creamos uno nuevo para esa script (botón "+ Añadir activador" abajo a la derecha).
Configuramos el activador como se indica a continuación
Ya casi lo tenemos. Cuando le demos a guardar la configuración del activador (el botón no sale en la imagen, está un poco más abajo), nos pedirá que
autoricemos a la script a acceder a los datos del formulario propiedad de tu cuenta.
Solo recordarte que la cuenta que va a mandar el correo electrónico es la cuenta que es propietaria del formulario, por lo que, si no quieres recibir respuestas del alumno, etc., será mejor que crees el formulario, hoja de cálculo, y activador con una cuenta destinada a estas cosas (atendida o no, según tu elección).
Espero que puedas exprimir las GAS para hacer tus proyectos, y que los compartas.
Algunas referencias:
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